90’lı yılların başından beri dünyayı sarmış olan Power Point belası yüzünden insanlar sunum yapma kabiliyetlerini kaybettiler. Şimdi o kabiliyeti geri alacağız.

İnsan neden sunum yapar? Sunumun amacı bir kişi ya da grubu bir konuda bilgilendirmektir. Sunulacak bilgi ne olursa olsun, bunu derli toplu ve en hızlı anlaşılabilecek şekilde sunmaktır.

Bugün okullarda ve şirketlerde rastladığımız sunumlar bunu yapmaktan uzaktır. Son on yıl içinde piyasa, sırf bu işin eğitimini satmak için kurulmuş eğitim şirketleriyle dolmuştur. Buna rağmen her yerde sunum rezaletleri sürmektedir.

Sunumlarımızı bu kadar kötü yapan unsurlar, gördüğümüz diğer sunumlardır. İnsan her şeyi bir diğerine benzeterek yapmaya çalışır. Bizim bugünkü bir çok alışkanlığımız endüstriyel devrimden kalmadır. Endüstriyel devrim bir fabrikanın aynı şeyi çok sayıda üretmesiyle ilgilidir. Buradan kaynaklanan bir alışkanlık insan tabiatının korku ve endişe dolu yönüyle birleşmiş ve elimize bugünkü sunumları bırakmıştır.

Yani bugün artık onca eğitime rağmen hala kötü sunumlar yapıyor olmamızın önemli bir nedeni, sunum hazırlamadan önce başkalarının ne yaptığına bakma ihtiyacı duymaktır. Oysa sunulacak malzeme elde hazır ise, bunun nasıl sunulacağını bulmak için sağa sola bakmaya gerek yoktur. Oscar’a aday film çevirmiyoruz, Pulitzer ödülü almaya uğraşmıyoruz, alt tarafı sunum yapacağız.

Sunumun iyi olması için, içerik hazırlamak birincil önemdedir. Konu ne olursa olsun, anlatılması gereken şeyin ne olduğunu iyi seçmek gerekir. İyi bir sunumun anahtarlarından biri, eldeki içeriği elemektir. Gereksiz şeyleri çıkarmak gerekir. Bir konunun en iyi şekilde anlatılması için gereken en önemli noktaları bir kenara not edip, bu noktalar kadar slayt hazırlamak en doğrusudur. Bunlar da sadece başlık ve kısa bir alt açıklama biçiminde olmalıdır. Sunum içerisinde konuyla alakasız hiç bir şey olmamalı, konu anlatımına giriş yapma telaşıyla konuya tarihsel gelişimden girilmemelidir.

“bildiğiniz gibi”, “günümüzde”, “dünyamızda” gibi laflara dikkat edin. Bunlar sizin kötü bir sunum yapmak yolunda ilerlediğinizin işaretleridir. Konuşulacak konu neyse, sunumun başlığı o olmalı, giriş de “arkadaşlar şimdi filanca konuyu konuşacağız” kadar basit olmalıdır. Ardından da konuya girilmelidir.

Girişleri uzatmak bir endişe belirtisidir. Bu endişeyi ortadan kaldırmanın yolunu başka bir gün konuşuruz, bugüne yetişmez.

Konuyu anlatacak ana başlıkları ve altlarındaki kısa açıklamalardan oluşan bir sunum, araya bazı görseller koymayı da gerektirebilir. Bu görseller ihtiyaca göre seçilmeli, kullandığınız yazılımın salt satış endişesiyle pakete sıkıştırdığı görsellerden ya da animasyonlardan olmamalıdır. Herkes hata yapıyor diye siz de yapmak zorunda değilsiniz. Buna engel olamıyorsanız da en azından hatayı doğru yapın.

Sunum yazılımları bir çok şablon ve görsel arkaplan seçenekleri sunarlar. Bunların büyük bölümü zevksizlik örneğidir. Bunlara aslında gerek yoktur çünkü görsel tasarım alanına girmesi gereken bu unsurlar da aslında ihtiyaca göre hesaplanmalıdır. Bu görsel arkaplanlar çoğu kez konu ciddiyetini kaybettirir. Mümkün olan en sade görsel sunumu seçmelisiniz ki konunun kendisi ön plana çıksın. Varoş mahalle gelin arabası kıvamında süslerle dolu sunumlar, ne dediğinizin anlaşılmasını engelleyecektir.

Bunu daha iyi anlatabilmek için basından bir örnek vereyim. Seksenli yılların başında, tüm dünyada matbaalar Apple marka bilgisayarlarla çalışma imkanına kavuşmaya başladı. Bu onlar için işlerini kolaylaştırmanın yanısıra bir çok fontu eskisinden daha rahat kullanabilme olanağı sağlıyordu. Yaşı yetenler hatırlayacaklardır ki seksenli yılların özellikle ilk yarısında bilgisayar desteği ile hazırlanan broşür ve benzeri baskılı malzemeler tam bir faciadır. Gerekli ya da gereksiz, işin içeriği düşünülmeden sonsuz sayıda font kullanılarak hazırlanmış olan bu tanıtım malzemeleri birçok tüketiciyi aradıklarını bulamama çaresizliği içinde bırakmıştır. Bilgisayar çağına zaten henüz alışmamış olan tüketici; bu broşür, katalog, kartvizit ve benzeri materyaller üzerinde okuma zorluğu çekmekten ve karmaşayı aşarak ihtiyacı olan bilgiye ulaşma çabasından yorgun düşmüş, dolayısıyla birçok bilgisayar destekli tanıtım içeren satış ve pazarlama çabalarına harcanan zaman ve emek çöpe gitmiştir.

İyi sunum yapmanın bir diğer anahtarı ise sunumun sadece gereken uzunlukta olması ve daha uzun olmamasıdır. Gereğinden uzun sunumlar genelde anlatacak bir şeyi olmayan insanların işidir. İçerik hazır değildir, ne bulursa doldurur. Sunumu zengin göstermeye çalışır. Sadece içeriği hazır olmayanlar değil, içeriği gayet yeterli olan ama yine de sunumunu zenginleştirmeye çalışanlar da var. İşte bu noktada bizim en büyük düşmanımız olan korku ve endişe devreye giriyor. Bu konuyu biraz daha açmak gerek.

Dünyanın her yerinde, bütün şirketlerde ve okullarda, esas yönetici korku ve endişedir. İnsan bunu aşmak zorundadır. Korku ve endişe şirketlerde gelir kaybına, hastanelerde insan kaybına neden olur. Sunum yapan kişi, korku ve endişe rüzgarına kapılırsa dikkatini sunuma değil de zengin görünmesi gerektiğine verirse yapılan iş çöpe gider.

Bazı sunumlar iki slaytlık da olabilir. Anlatacak başka bir şey yoktur, konu bu kadardır. O zaman  o sunumu iki slaytta bitirmek gerekir. Bazı sunumlar sekiz slaytlık olabilir, onu da orada bitirmek gerekir. Ancak insanların aklı sunumun kısalığına gider, bunun çok dikkat çekici olacağı düşünülür. Eğer bu gerçekten dikkat çekici olacaksa siz kariyer basamaklarında ilerleyemeyeceğiniz bir şirkette çalışıyorsunuz demektir. O şirketteki yöneticiler günü kurtarmaya çalışıyor demektir. Siz bu oyuna gelmemelisiniz. Bu durumda orada elinizden geldiğince durumu idare etmeye çalışıp bir yandan yeni bir iş aramanın peşine düşmelisiniz.

İyi bir sunumun bir başka özelliği ise sunumu yapan kişinin en önemli noktaları üşenmeden anlatmasıdır. En önemli bulup en anlaşılması gerektiğine inandığınız şeyleri üşenmeden anlatacaksınız. Bunu yaparken de anlaşılıp anlaşılmadığınızı kontrol etmelisiniz. Bunun en sağlıklı yöntemi sormaktır. Bir çok insanın çok boş şeyleri çekinmeden konuştuğu bir dünyada içi dolu şeyleri konuşmaktan çekinmeyin. Bir şey kaybetmezsiniz.

Sunum formatınız son derece sade ve çarpıcı olmalıdır. Bunu yaparken de konuşulacak her şeyi sunum slaytlarının içine tıkıştırırsanız, sunum nedir bilmeyen insan damgası yersiniz. Günümüzde rastlanan en kötü sunum formatlarından biri de bir konuşma metnini slaytlara bölerek sunum haline getirmektedir. Bunu yapacaksan sunum yapma, al kağıdı eline oku. Ama işte kalıpçılık böyle bir şey. Onun adının sunum olması gerekiyor ya, o yüzden böyle yapıyor. Adının sunum olması yeterli. Kendisi sunummuş değilmiş önemli değil!

Konuyu ana hatlarıyla ele aldığıma inanıyorum. Benden örnek beklemeyin. Bu yazdıklarımın bu kadarı bile eğitim şirketlerinin mide spazmı geçirmesi için yeterli. Bir de örneklerle anlatırsam yazık olur. Daha ileri teknikler için benden ders alabilirsiniz :)